Der EU-Rahmen: ViDA
Im April 2025 hat die EU das Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter" (ViDA) offiziell verabschiedet. Dies ist eine bedeutende Reform, die jedes in der EU tätige Unternehmen betreffen wird.
Die zentrale Änderung für die Rechnungsstellung: Ab dem 1. Juli 2030 werden die strukturierte elektronische Rechnungsstellung und die digitale Meldung nahezu in Echtzeit für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen zwischen EU-Mitgliedstaaten verpflichtend. Jedes EU-Land ist verpflichtet, dies umzusetzen.
Bis zum 1. Januar 2035 müssen Länder, die bereits über eigene nationale Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung verfügen, diese Systeme an den EU-Standard anpassen.
Offizielle Quelle: Europäische Kommission - Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA)
Was passiert vor 2030?
ViDA erlaubt es den Mitgliedstaaten außerdem, die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für nationale B2B-Transaktionen in ihrem eigenen Tempo einzuführen - ohne vorherige Genehmigung der EU. Mehrere Länder haben dies bereits getan oder befinden sich im entsprechenden Prozess.
Das bedeutet, dass die genauen Anforderungen davon abhängen, wo Ihr Unternehmen registriert ist. Die EU gibt die Ausrichtung und die Frist bis 2030 vor, aber die nationalen Vorschriften unterscheiden sich je nach Land - und einige sind bereits in Kraft.
Was bedeutet „strukturierte elektronische Rechnung"?
Eine strukturierte elektronische Rechnung ist eine Datei in einem maschinenlesbaren Format (wie UBL oder Peppol BIS) - kein PDF und kein eingescanntes Bild. Sie kann von einer Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden, ohne dass Daten manuell eingegeben werden müssen.
PDFs können einer elektronischen Rechnung zur besseren Lesbarkeit weiterhin beigefügt werden, aber im Rahmen von ViDA ist die strukturierte Datendatei der rechtsverbindliche Datensatz.
Betrifft das auch kleine Unternehmen?
Ja. ViDA gilt für alle Unternehmen, die B2B-Transaktionen in der EU tätigen, unabhängig von ihrer Größe. Für grenzüberschreitende Transaktionen gilt die Frist bis 2030 einheitlich. Für nationale Transaktionen hängt der Zeitplan von Ihrem Land ab.
Hinweis: Vorschriften und Fristen entwickeln sich weiter. Einige Länder haben die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung bereits vor der EU-Frist 2030 eingeführt. Um herauszufinden, was aktuell für Sie gilt, lesen Sie den entsprechenden Artikel für Ihr Land oder wenden Sie sich an unser Support-Team.
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